「Teams会議で画面共有できない！」発表者権限がない時の対処法と役割変更手順

Microsoft Teamsを使ったオンライン会議で、自分の画面を共有しようとしたら「画面共有」ボタンが見当たらない！そんな経験はありませんか？

特に、自分が会議の主催者ではない場合や、大規模な会議に参加している場合に起こりがちなこの現象。実は、あなたのTeamsでの「役割」が関係しています。

本記事では、Teams会議中に画面共有ボタンが表示されない原因を解説し、その場で「発表者」権限に変更して画面共有を可能にする具体的な手順をご紹介します。また、事前に役割を設定してトラブルを回避する方法も合わせて解説します。これで、あなたのTeams会議はもっとスムーズになるはずです！

Teams会議で「画面共有」ボタンが見当たらない！なぜ表示されないのか？

Teams会議中に画面共有ボタンが表示されない主な原因は、あなたの会議での役割が「出席者（Attendee）」に設定されているためです。

Teams会議には、主に以下の3つの役割があります。

開催者（Organizer）：会議を主催する人。すべての権限を持ちます。
発表者（Presenter）：画面共有、参加者のミュート、チャット管理など、会議を進行するためのほとんどの権限を持ちます。
出席者（Attendee）：会議に参加する人。マイクのオンオフ、カメラのオンオフ、チャットへの書き込みなどの基本的な機能は使えますが、画面共有や他の参加者の管理といった発表者向けの機能は制限されます。

通常、大規模な会議やセミナー形式の会議では、参加者の混乱を防ぐため、デフォルトで全員が「出席者」として参加する設定になっていることがあります。この場合、「共有」ボタン自体が会議コントロールバーに表示されず、自分の画面を見せることができません。

発表者権限がない場合、会議コントロールバーには通常表示されるはずの「共有」（四角に上矢印のアイコン）ボタンが表示されません。代わりに、マイク、カメラ、挙手、チャットなどのアイコンのみが表示されている状態です。

画面共有が必要になった時に、会議の最中でも役割を「発表者」に変更することは可能です。主に、会議の開催者が変更する場合と、参加者が開催者に依頼する場合の2パターンがあります。

あなたが会議の開催者である場合、特定の参加者の役割をその場で「発表者」に変更することができます。

この操作により、対象の参加者は即座に「発表者」となり、画面共有などの発表者権限が有効になります。変更後、相手の会議コントロールバーに「共有」ボタンが表示されるようになります。

あなたが参加者で、画面共有が必要になった場合は、会議の開催者や発表者に役割変更を依頼しましょう。会議の流れを妨げないよう、チャットや発言で簡潔に伝えるのがスマートです。

チャットで依頼する場合:

「恐れ入ります、画面共有をしたいのですが、発表者権限をいただけますでしょうか？」

「すみません、資料を共有したいので、一時的に発表者に変更をお願いできますでしょうか？」

口頭で依頼する場合:

「（発言のタイミングを見計らって）すみません、私の画面を共有したいのですが、発表者に変更していただけますか？」

依頼を受けた開催者は、上記の手順であなたの役割を「発表者」に変更してくれます。

毎回会議中に役割を変更するのが手間だと感じる場合や、事前に発表者が決まっている場合は、会議作成時に役割を設定しておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。

Teamsカレンダーから、該当の会議を開きます。
会議の詳細画面にある「会議のオプション」をクリックします。
（会議が作成済みの場合、Outlookの予定表からも同様に「会議のオプション」にアクセスできます。）
Webブラウザで会議のオプション設定画面が開きます。「発表できるユーザー」の項目で、以下のいずれかを選択します。
- 全員：会議に参加する全員が発表者となります。小規模な会議や自由な議論が中心の会議に適しています。
- 組織内のユーザー：組織内のアカウントを持つユーザー全員が発表者となります。外部参加者は出席者となります。
- 特定のユーザー：会議の参加者の中から、発表者にするユーザーを個別に指定します。最も安全で、大規模な会議やセミナー形式の会議に適しています。
- 自分のみ：会議の開催者のみが発表者となります。他の参加者は全員出席者となります。
設定変更後、「保存」ボタンをクリックします。